経理担当の退職で会社が止まらないためにやるべきこと

経理担当が退職すると、なぜ一気に混乱するのか

経理担当が辞めた瞬間、「請求書の場所が分からない」「freeeのどこを触ればいいの？」という状態になる会社は非常に多いです。

原因はシンプルで、経理が“人に依存する” 形で回っているから。

特に中小企業では、

• 仕訳ルールが頭の中にしかない

• エクセルが個人PCに散らばっている

• freee/MFの操作が属人化

• 支払サイト・請求の流れも担当者だけが理解

• 何をどこまで税理士に任せているか誰も知らない

こうした “ブラックボックス構造” が常態化しています。

そのため、担当者がいなくなると 業務のすべてが止まる という状況が起きるのです。

🔊 関連記事： 請求書が届かない、振込ミスが減らない…経理ミスの根本原因とは？

実際にあったケース：支払業務50件が2週間止まった会社

横浜のサービス業A社では、経理担当が急遽退職。

支払通知書が「個人PC → デスクトップ → 新しいフォルダ（2）」に保存されており、社内では誰も見つけられず、結果として 50件の支払遅延 が発生しました。

税理士側も「どこから何を確認すればよいか」が掴めず、月次確定は 3ヶ月以上遅延。

A社の混乱を引き起こした要因は明確で、

• 業務が属人化

• データが点在

• 権限と責任が曖昧

という 三重構造のブラックボックス でした。

🔊 関連記事： 経理が手につかない社長がやってはいけない３つのこと

経理担当の退職後にやるべき“仕組み化”の流れ（Before → After）

仕組み化すると、

• 月次の遅れ

• 支払漏れ

• 担当者の不在リスク

がすべて解消されます。

🔊 関連記事： 訪問型経理代行が向いている会社とは？

退職直後にやるべき優先順位（重要）

退職したその日のうちに、まずこれだけやればOK。

１．経理業務の棚卸しをする（1～2時間で完了）

• 毎日/毎週/毎月のルーティン

• どこに保存しているか

• 誰に依頼していたかを全部洗い出す。

２．資料保存場所を全て把握する

Google DriveやPC内のフォルダ構造を整理し、“再現性のある形”にまとめる。

３．freee/MFの設定とルールを書き起こす

• 科目ルール

• 税区分

• 書類アップロードの動線

• 振込フロー

これらが曖昧だと、必ず再発します。

４．税理士・経理代行との分担表を作る

ここが抜けている会社が多すぎる。誰が・どこまでやるか を明確にするだけで、経理の半分は安定します。

🔊 関連記事： freeeを導入したのに経理が動かない？中小企業に多い止まりポイントとは

退職は“仕組み化できる最大のタイミング”

退職＝リスク、ではなく退職＝属人化をゼロにできるチャンス です。

経理を仕組みで作り直すことで、

• 月次スピードが安定

• ミスが激減

• 常に誰でも回る状態に

• 代表の時間も確保

• 税理士との連携もスムーズ

こうした「止まらない経理」に生まれ変わります。

まとめ

経理担当の退職で慌てる会社は、“仕組みがないから止まっている”だけです。

正しく棚卸しし、保存ルールとフローを整備すれば、経理は止まらず、むしろ強くなる。

このタイミングで再構築するのが最も効果的です。