記帳代行でよくある失敗と正しい頼み方｜仕組みで月次が止まらなくなる方法【中小企業向け】

記帳代行は「外に任せれば経理がラクになる」というイメージがありますが、実はやり方を間違えると 逆に大変になるケースがとても多い です。

KBOSSにも

「記帳代行に出してるのに、処理が遅い」

「資料の提出が大変で、結局ラクにならない」

という相談がよく届きます。

この記事では、記帳代行で起きがちな失敗 → 原因 → 改善策 → うまく回る方法 まで、実務視点でまとめて解説します。

記帳代行で起きがちな失敗パターン

文章で説明するより、表にしたほうが圧倒的に分かりやすいので、まずはよくある“つまずきポイント”を整理します。

これらはどれも「記帳代行に問題がある」というより、 会社側の仕組みが整っていないことが原因 になりやすいです。

失敗①：資料が揃わず記帳が進まない

記帳代行は、資料が揃わなければスタートできません。

• クレカ明細が遅い

• 請求書が各部署に散らばっている

• 提出方法が人によってバラバラ

こうした状況だと、記帳は必ず止まります。

改善策

• 「誰が・何を・いつ出すか」を明確にする

• 提出チャネルを一つに統一（例：Slack、メールなど）

• 月次で使う資料を一覧化する

資料提出ルールが整うだけで、処理スピードは大きく変わります。

失敗②：経費判断をすべて代行に丸投げしてしまう

経費の判断は会社によって違うため、

ルールがないと 代行側は毎回確認が必要 → その分だけ遅れる という状態に陥ります。

よくあるケース

• 「これは経費ですか？」が毎月大量

• 勘定科目の基準が決まっていない

• グレーゾーンの扱いが曖昧

改善策

• 勘定科目ルール表を作る

• 経費判断の方針を事前共有

• グレー判断は月末にまとめて確認する

判断基準が1回決まれば、以降の処理が一気に安定します。

失敗③：支払・請求・承認フローが整っていない

記帳は「結果を記録する作業」なので、その前のフローが乱れていると必ず遅れます。

特に多いのが下記の状態

• 支払日がバラバラ

• 承認フローが機能していない

• 請求書の受け渡しが複数経路でバラバラ

• freee/MF の設定が初期のまま

ここが整うと、記帳代行のスピードと品質が劇的に上がります。

記帳代行がうまく回る会社が必ずやっていること

うまくいく会社は例外なく以下の3つを揃えています。

1. 資料提出ルールが明確

2. 経費判断の基準が共有されている

3. 支払・承認フローが一本化されている

この3点だけで、月次が“遅れない経理”に変わります。

経理代行導入でどう変わる？（Before → After）

記帳代行だけでは改善できない部分も、 経理全体をセットで整えると劇的に改善 します。

特に「税理士がいるのに経理が回らない会社」には効果が大きいです。

▶ 税理士がいるのに経理が回らない理由と改善策はこちら

freee/MFで多い“設定ミス”一覧

ここまで見て、「一つずつ直すのは正直大変そう」と感じた方も多いと思います。

実際、これらを社内だけで整えきるのは簡単ではありません。

KBOSSでは、記帳や仕訳だけでなく、支払・請求・承認フローまで含めて経理全体を横浜エリアでサポートしています。

「経理を部分対応ではなく、流れごと整理したい」という場合は、

▶ こちらで対応範囲や進め方をまとめています。

記帳代行は“資料とフローの設計”で決まる

記帳代行がうまくいかない原因のほとんどは、代行ではなく 会社側の仕組みにある というのが実務の現実です。

• 資料提出ルール

• 経費判断ルール

• 支払・承認フローの設計

この3つを整えるだけで、経理は必ずラクになります。

記帳代行は “作業” ではなく “仕組み”。

一度整えてしまえば、毎月の経理はスムーズに進みます。

関連記事

🔊-経理代行の依頼を検討するべきタイミング３

🔊-経理の属人化を防ぐには？原因・リスク・対策を徹底解説