経理が属人化していませんか？「辞めたら終わり」から脱却する仕組み

「経理のことは○○さんしか分からない」

「このエクセルは前任者が作ったまま、誰も触れない」

こういう状態、実はかなり危険です。

いざその人が退職・休職した瞬間に、請求・支払・給与・月次、全部止まる 可能性があります。

この記事では、

• なぜ経理はすぐ属人化するのか

• 属人化している会社の共通パターン

• 実際にあったトラブルの事例

• 仕組み化するための3ステップ

を、できるだけ分かりやすくまとめました。

経理が属人化している会社の共通点

属人化している会社には、だいたい同じ特徴があります。

１．データの場所がバラバラ

• 個人PCのデスクトップ

• 「新しいフォルダ（2）」

• メール添付のまま放置

• 紙ファイルにだけ保存

「どこに何があるか、その人しか分からない」状態です。

２．ルールが口頭・感覚で決まっている

• 「この取引先はだいたい○○勘定」

• 「これはいつもこうしてる」

• 「去年もこう処理したから今年もそう」

文章化されていないルール がたくさんあります。

３．ツールの設定も、その人しか触らない

• freee / マネーフォワードの初期設定

• 口座連携、カード連携の管理

• インボイスの登録番号管理

• テンプレ仕訳・自動登録ルール

ここが完全にブラックボックスになっているパターンが多いです。

🔊 経理の属人化を防ぐには？原因・リスク・対策を徹底解説【中小企業向け】

事例：経理担当の１ヶ月休職で、会社全体がストップしかけた話

製造業C社（従業員20名）では、経理担当が体調不良で突然1ヶ月の休職に入りました。

起きたことはシンプルです。

• 支払予定表の場所が分からない

• 売掛金の管理ファイルも見つからない

• freeeのどの画面から処理していたかも不明

• 仕訳のルールも「なんとなく」で処理されていた

  
  

結果として、

• 月次は締まらず

• 支払漏れが出かけ

• 税理士もどこから手をつけるか分からない

という、ほぼ全停止状態 になりました。

C社の社長は口癖のようにこう言っていました。

「こんなに経理に依存してたなんて、正直気付いていなかった」

属人化の構造を分解してみる

属人化は、感覚的な問題ではなく「構造」の問題です。

▼属人化している経理の構造（Before）

• 業務：担当者ベースでバラバラ

• データ：個人PC・メール・紙に点在

• ルール：口頭と“なんとなく”で運用

• 権限：誰が何をしているかも曖昧

この状態では、担当者がいなくなった瞬間に「誰も正解が分からない」 という状況になります。

仕組み化するとどうなるか

一方で、属人化をやめて「仕組み」に切り替えると、こうなります。

▼仕組みで回る経理の構造（After）

• 業務：作業単位・締め日で整理されている

• データ：共有ドライブにルールを決めて保存

• ルール：文章とテンプレートで整備

• 権限：現場・経理・税理士の分担が明確

  
  

担当者が変わっても、同じ手順で同じアウトプットが出せる状態 が「仕組み化」です。

経理の属人化をほどく 3ステップ

「うちも属人化してるかも…」という会社は、次の3ステップで少しずつほどいていくのがおすすめです。

ステップ１　業務を棚卸しする

まずは 「誰が・何を・いつ・どこで」 を全部出します。

• 請求書の発行

• 入金チェック

• 振込データ作成

• 経費精算のチェック

• 仕訳の入力

• 月次の数字の確認

1枚の紙（スプレッドシートでもOK）に書き出してみると、「この作業、あの人しかやってないな」という部分が一目で分かります。

この“見える化”ができていない会社がほとんどです。

ステップ２　資料とデータの「住所」を決める

次にやるのは、保存場所のルール決め です。

おすすめは、こんなフォルダ構成：

• 01_請求

• 02_支払

• 03_経費

• 04_月次レポート

年や月のフォルダを切ってもいいですし、インボイス対応している会社なら「登録番号一覧」も1つ作っておくと安心です。

ポイントは、

「自分じゃなくても、5分あれば誰でも探し当てられる状態か？」

という視点で整理すること。

ステップ３　freee / MF のルールとフローを決める

最後に、ツール側のルールとフローを整えます。

• どの書類を誰がアップロードするか

• どのタイミングでfreeeに登録するか

• この取引は、どの科目・どの税区分で処理するか

• 現場 → 経理 → 税理士の流れをどうするか

  
  

ここを“なんとなく”でやっていると、結局また属人化に逆戻りします。

「頑張り」ではなく「仕組み」で解決する

属人化の厄介なところは、担当者本人が「自分は頑張っている」と思っている点 です。

実際、属人化している経理担当の方は、真面目で責任感が強い人が多いです。

でも、会社全体から見ると、

• その人不在で止まる

• 引き継ぎができない

• 業務がブラックボックス化する

というリスクを抱えていることになります。

「頑張りでなんとかする」から「仕組みで再現できるようにする」 へ。

これが、経理の属人化から抜け出す一番の近道です。

🔊 まるっと経理代行とは？できることと導入の流れ

誰がやっても回る経理は、会社の“インフラ”

経理が属人化しているかどうかは、「担当者が1ヶ月いなくなっても、経理が回るか？」

この問いを投げてみるとよく分かります。

もし答えが「無理だ」と感じたら、それは 今が仕組み化に着手するベストタイミング です。

• 業務の棚卸し

• 保存ルールの一本化

• freee / MF のルールづくり

この3つを整えるだけでも、経理はかなり安定します。