経費は写真を撮るだけでいい？社長がつまずきやすい落とし穴と正しい考え方

経費精算は、領収書を写真で送ればそれで終わり。

そう思っていませんか？

レシートをスマホで撮って送るだけ。

会計ソフトにも自動で取り込まれる。

一見すると、とてもラクに見えます。

ただ実際には、

「写真は送っているのに、経理が回らない」

「あとから確認や質問が増える」

という状態に悩む会社も少なくありません。

この記事では、

経費を写真だけで処理する場合に起きやすい問題と、

経理としてどこまで整理しておくべきかを解説します。

経費は「写真を撮るだけ」で本当に大丈夫？

結論から言うと、条件付きでYESです。

ただし、その条件が整理されていない会社では、逆に負担が増えます。

写真を撮ることで「入力作業」は減りますが、経費処理には必ず以下の工程が残ります。

• その支出は経費としてOKか

• 勘定科目は何か

• 誰が最終的に確認するのか

この判断が整理されていないと、「写真は集まるけど、処理が進まない」状態になります。

写真経費がうまくいかない会社の共通点

写真経費でつまずく会社には、共通点があります。

• 誰が確認するか決まっていない

• いつまでに提出するか曖昧

• 判断が毎回社長に戻ってくる

その結果、写真はスマホに溜まり、処理は後回しになり、最終的に社長がまとめて確認する流れになります。

「ツールは便利なのに、なぜか楽にならない」この原因は、ツールではなく経費フローそのものにあります。

写真経費を成立させるために必要な３つの前提

写真経費を本当に楽にするには、次の3つが必要です。

１．提出ルール

「いつ・どこに・どう提出するか」を決めることです。

２．判断ルール

毎回社長に聞かなくても済むよう、OK・NGの基準を整理します。

３．社長が判断しない仕組み

社長が関与し続ける限り、負担は減りません。

「写真を撮るだけで経費になる」という言葉は、この前提が整って初めて成立します。

写真経費が止まる会社／回る会社の違い

表で見ると、違いは「作業量」ではなく判断がどこで止まるかにあることが分かります。

写真経費＋経理代行で何が変わるのか

写真はあくまで「入口」です。

写真を撮ったあと、経理が止まらず流れるかどうかが重要です。

経理代行が入ることで、

• 写真提出のルールが整理される

• 判断基準が明確になる

• 社長に戻る確認が減る

といった変化が起こります。

横浜で経理代行を検討している会社でも、「写真経費を導入したのに社長の確認が減らない」という相談はよくあります。

その多くは、経費精算を仕組みとして整理できていないことが原因です。

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税理士がいても写真経費が回らない理由

「税理士がいるから大丈夫」と思われがちですが、写真経費のフロー整備は、税理士の主業務ではありません。

税理士は主に、

• 税務判断

• 申告

• 税務相談

を担当します。

一方、日々の経費処理や社内フローの整理は、対応範囲外になることも多く、結果として社長のところで止まります。

税理士がいるのに経理が回らない会社では、役割分担が曖昧なまま写真経費だけ導入しているケースがほとんどです。

税理士がいるのに経費処理や経理が回らないと感じている方は

▶税理士がいるのに経理が回らない理由

写真経費は「楽にする魔法」ではない

写真を撮るだけで経費になる、という言葉は魅力的です。

ただし、実務では「誰が・どこで・どう判断するか」を整理しない限り、負担は減りません。

経費精算を楽にするポイントは、入力作業を減らすことではなく、判断と確認の流れを整理することです。

写真経費をきっかけに、経理全体の流れを見直すことが、結果的に一番の近道になります。

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