請求書のルールやマナーを経理のプロが徹底解説

　請求書はビジネス上で非常に重要な書類であり、ルールやマナーは一般的なものと取引先ごとの個別ものが存在します。ここを押さえておかないと、信頼関係の悪化につながる恐れがございます。 　実際、弊社では振込代行を請け負っており様々な請求書を拝見いたします。その観点を踏まえ、請求書のルールやマナーを経理のプロが徹底解説させていただければと思います。

目次

送付方法・提出形式

請求書の記載事項

1. 書類作成者の氏名または名称

2. 取引年月日

3. 取引内容

4. 税込の取引金額

5. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

6. その他、記載した方がいい事項

請求書への押印は必須か

送付方法・形式

請求書の送付方法・提出形式は、法律によって定められているわけではありません。ここでは、取引先ごとのルールやマナーに守ることが大切です。

・送付方法

　一般的には、”郵送・メール・URL送信”がございます。

　送付方法につきましては、取引先の指定があれば従いましょう。

　最近では、電子帳簿保存法の影響により、請求書管理ツールを導入されている企業も多くなっており、URL送信も多く見かけます。

　弊社でも請求書を拝見する際に、指定の送付方法を守られない方がいると今後の取引が心配に感じられてしまいます。

・送付形式

　郵送であれば、当然紙になりますが、メールにおいては、PDF形式やEXCEL形式、なかにはスクリーンショットなどの写真データでの送付も可能です。また、昨今では、請求書作成ツールから請求書のURL送付も多くなっております。

　ただマナーでいうと、写真データでの送付は好まれない傾向にあります。基本的にはPDF形式にて提出するのが、無難です。

請求書の記載事項

一般的に「請求書」と呼ばれる書類に記載する事項は、法律では定められていません。しかし、国税庁のホームページでは、次の5つが請求書の記載項目として挙げられています。

1. 書類作成者の氏名または名称

2. 取引年月日

3. 取引内容

4. 税込の取引金額

5. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

出典：国税庁「No.6625　適格請求書等の記載事項」

上記を満たしていれば、法律的に請求書として機能する書類にはなりますが、「その他、記載した方がいい事項」の記載がないと実務上は機能しない書類になってしまいます。

1.書類作成者の氏名または名称

書類作成者の氏名または名称は、以下の事項を記載します。

・社名

　「株式会社〇〇」や「〇〇合同会社」など、請求書の発行者である自社の名称。

　「（株）〇〇」ではなく「株式会社〇〇」と正しく記載する。

　個人事業主やフリーランスの方で屋号がある方は、記載した方が好ましい。

・部署名と担当者名

　「営業部　山田太郎」など、担当者の部署名と氏名を記載。

　請求書に対して、問い合わせを受けられる内容のわかる人を記載。

・社判や担当者印

　法的な決まりはない。相手方の希望に応じて対応するのが望ましい。

・連絡先

　電話番号やメールアドレスなどの連絡先を記載。

　誤記がある場合、支払の遅延などのトラブルになりかねない。

2.取引年月日

取引年月日の記載により、取引が実際に行われた日を明確にします。「2024年1月24日」などのように、具体的な年月日を正確に記載します。

※注意点

①西暦と和暦の混在

②発行日と取引日の混同

　基本的に、請求書の発行日と取引日は同じではないことが多い。しかし、取引先によっては取引日を発行日で記載してほしいと望まれることもある。

3.取引内容

取引内容には、「品目、単価、数量、金額、小計、消費税、合計額」などを記載します。

こちらは実際の取引内容に応じて必要な項目を記載する必要があります。先方が請求内容の確認をする際に、必要と思われる項目を記載してください。

4.税込の取引金額

請求書の取引金額には、消費税を加えた記載もしなければなりません。内税か外税かも記載しましょう。

また「1,000,000」のように金額は3桁ごとにカンマを入れて記載するようにしましょう。単価は税抜きで記載し、小計に消費税を加算して記載するのが一般的です。

5.書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

書類の交付を受ける事業者の氏名・名称は、「誰に請求しているのか」という点を明らかにするために記載します。いずれも、誤記は失礼にあたるため十分に注意しましょう。

・事業者の氏名や名称

　相手方の会社名や事業主の名前などを記載する。

　「（株）〇〇」などの短縮も避けて「株式会社〇〇」と正しく記載する。

・住所、部署名、担当者名

　相手方の状況に応じて書く項目は異なるが、取引先の住所、部署名、担当者名も記載することが望ましい。

6.その他、記載した方がいい事項

上記の5項目以外に、下記の項目は必ず記載してください。

・振込先

　代金の振込先となる金融機関の口座情報

　銀行名、支店名、預金種別、口座番号、口座名義（カタカナ記載）、銀行コード、

　※支店コードを含めると親切

・支払期限

　請求金額の支払期日

　契約時に取り決めた内容に沿って記載

　明記しておくと「いつまでに支払いがなかった場合催促を行うか（されるか）」

　という相互認識が一致するため、トラブルが起きても対処しやすい

請求書への押印は必須か

請求書には印鑑を押すのが社会通念上一般的とされていますが、法的な取り決めは存在しないため、印鑑は押しても押さなくても構いません。

しかし、請求書に印鑑を押すことで「会社として発行している請求書」であることを証明でき、偽造されてしまったときのリスク回避にもなります。そのため、どうしても対応できない理由がなければ、押印はしておくほうがベターといえるでしょう。

まとめ

上記の内容は、あくまで一般的なものになります。取引先ごとのルールやマナーを守らないと取引が停止してしまったり、支払が滞ってしまう可能性もございます。事業存続に大きく影響を与えてしまいかねませんので、十分にご注意ください。

弊社では、上記の内容を含めた請求書テンプレートを無料で配布しております。気になった方は、ホームページよりお問い合わせください。